Die duale Struktur in der römisch-katholischen Kirche im Kanton Zürich bringt mit sich, dass die Arbeit durch Pfarrei (Pfarrer und Pfarreirat -> innerkirchlicher Teil) und Kirchenpflege (-> staatskirchlicher Teil) zum Wohle aller geleistet wird. Die katholische Kirchgemeinde ist, wie die politische oder Schul-Gemeinde auch, eine Gebietskörperschaft, die innerhalb der verfassungs- und gesetzmässigen Schranken ihre Angelegenheiten selbst ordnet. Sie tut dies über ihre Organe: die Gesamtheit der Stimmberechtigten, die Kirchenpflege und die Rechnungsprüfungskommission.
Die Kirchenpflege ist die Vorsteherschaft der Kirchgemeinde. Sie trägt für die Verwaltung der Kirchgemeinde die Hauptverantwortung. Die Kirchenpflege besitzt ihren eigenen, selbständigen Kompetenzbereich, obwohl die Kirchgemeindeversammlung laut Gesetz als oberstes Gemeindeorgan gilt.
Die Kirchgemeindeversammlung fällt die ihr vorbehaltenen Entscheide, die für die kirchlichen Behörden verbindlich sind. Darüber hinaus kann sie der Kirchenpflege für die Ausübung ihrer Befugnisse keine Weisungen erteilen. Diese handelt nach ihrem eigenen, pflichtgemässen Ermessen und in eigener Verantwortlichkeit. Ihr kommen alle Aufgaben und Kompetenzen zu, die nicht ausdrücklich den Stimmberechtigten vorbehalten oder anderen Behörden übertragen sind.
Die Kirchgemeinden schaffen im Rahmen der kirchlichen Ordnung die finanziellen und personellen Voraussetzungen für die Entfaltung des kirchlichen Lebens. Sie erfüllen örtliche und regionale Aufgaben, die nicht ausdrücklich einem übergeordneten Verband übertragen sind. Dabei berücksichtigen sie die von Synode und Synodalrat erlassenen Richtlinien und Verordnungen (Art. 54 KO). Die Kirchenpflege unterstützt die Seelsorgerinnen und Seelsorger und deren Mitarbeiterteam in der Erfüllung ihrer Aufgaben. Sie arbeitet mit dem Pfarreirat zusammen und lässt sich in seelsorgerlichen Angelegenheiten von diesem Gremium beraten (Art. 55 KO).
Die Kirchgemeindeordnung sowie eine allfällige Geschäftsordnung regeln weitere Einzelheiten der kirchlichen Behörde, insbesondere auch die Aufgabenverteilung innerhalb der Kirchenpflege. Massgebend für die einzelnen Ressortverantwortlichen sind die Pflichtenhefte, welche die Aufgaben und Kompetenzen festhalten und beschreiben.